Les séances dans un carnet, les paiements dans une messagerie, les sommes dues de tête : tout se retrouve dans un même classeur. Vous notez une séance, vous notez un paiement ; le classeur affiche l’état de chaque élève : À jour, Reste à payer ou Payé d’avance.
Un classeur qui suit les élèves, les séances et ce qui reste à payer
- Savoir en un coup d’œil où en est chaque élève : la feuille Soldes calcule le dû, le payé et le solde, avec un solde reporté si vous démarrez en cours d’année.
- Des séances comptées selon vos propres conditions : statuts Prévue, Faite, Annulée, Absence comptée et Reportée. Seules Faite et Absence comptée entrent dans le dû ; c’est vous qui décidez si une absence se compte.
- Votre semaine sous les yeux : une Semaine type de 14 créneaux sur 7 jours, et un registre daté des séances.
- Des progrès décrits, jamais notés : par élève et par date, le point travaillé, un niveau en quatre mots (Découvert, En cours, Presque acquis, Acquis), un commentaire et la prochaine étape. Le filtre affiche les lignes d’un seul élève.
- Les mois et l’année calculés pour vous : séances, heures, montants dus et reçus, sur 12 mois à partir du premier jour de votre année scolaire, avec un graphique dû / reçu ; bilan de l’année par élève et par activité.
- Six modèles de messages courtois à copier dans la messagerie de votre choix : confirmer une séance, la rappeler, proposer un report, faire le point sur un solde, confirmer un paiement reçu, donner des nouvelles. Le message sur le solde propose simplement d’en parler.
- Votre devise et vos activités : devise libre, dix activités d’exemple à remplacer par les vôtres (lecture, langues, piano, natation, échecs…). Le classeur ne suggère aucun tarif : vous tapez le vôtre.
- Aucune formule à écrire : vous tapez dans les cellules jaunes et choisissez dans des listes ; les calculs, en blanc, sont protégés sans mot de passe. Une alerte rouge signale un élève introuvable, une date manquante ou un nom affiché en double.
Un carnet pour les séances sans écran
Le carnet PDF suit le même ordre que le classeur : Fiche élève, Liste des élèves, Semaine type, Planning du mois (non daté), Fiche de séance (deux par page), Registre des séances, Registre des paiements, Suivi des soldes, Grille de progression, Bilan de période, Note aux responsables, Récapitulatif des mois, Bilan de l’année et Notes. Imprimez les fiches autant de fois que nécessaire, en noir et blanc si vous voulez.
Ce que vous recevez exactement
- 4 fichiers : le classeur (.xlsx) et le carnet en PDF A4, en PDF US Letter et en PDF tablette (portrait 3:4, sommaire cliquable, onglets, retour au sommaire sur chaque page).
- Le classeur, 11 feuilles : Démarrer ici, Réglages, Élèves, Semaine type, Séances, Paiements, Soldes, Progrès, Mois, Année, Messages. Un fichier suit jusqu’à 40 élèves, 800 séances, 400 paiements et 400 notes de progression ; un fichier par année scolaire.
- Le carnet, 17 pages : couverture, mode d’emploi, sommaire et 14 pages de contenu en six parties (Les élèves, Le planning, Les séances, Les paiements, Les progrès, Le bilan). Aucune année imprimée.
- Sans macro, sans lien externe, sans abonnement. Testé dans LibreOffice Calc ; prévu pour Excel 2016 ou plus récent et Google Sheets (importation).
- Devise par défaut EUR, à changer dans Réglages (MAD, CHF, USD ou une autre). Une devise par fichier, sans conversion.
Les données de vos élèves restent chez vous
Le fichier reste sur votre appareil : nous ne recevons rien. Un prénom ou un surnom suffit, sans adresse, date de naissance, photo ni information de santé. Si l’élève n’a pas atteint la majorité, la Fiche élève et la feuille Élèves vous rappellent de demander d’abord l’accord de ses responsables.
Pour qui
Pour toute personne qui donne des cours particuliers, à domicile, chez l’élève ou à distance : soutien scolaire, aide aux devoirs, langues, musique, sport, dessin, échecs, préparation d’un examen. Jusqu’à 40 élèves, enfants, jeunes ou adultes ; paiements en espèces, par virement, par carte ou par paiement mobile. Il suffit de savoir taper un nombre et choisir dans une liste.
Pas pour qui
Pas pour un établissement où plusieurs personnes donnent des cours : le classeur suit une seule personne. Pas pour qui cherche un outil de comptabilité ou de déclaration : il n’en fait pas. Pas pour qui veut des rappels envoyés automatiquement, ou une connexion à un agenda ou à un compte de paiement : le classeur n’envoie rien. Pas pour plus de 40 élèves dans un même fichier, ni pour plusieurs devises à la fois.
Questions fréquentes
Il existe des modèles gratuits. Pourquoi celui-ci ? Si un modèle gratuit vous suffit, gardez-le. Celui-ci réunit séances, paiements, soldes, progrès et messages dans un même fichier, dans votre langue et votre devise, avec un carnet à imprimer.
Quel tarif dois-je pratiquer ? Le classeur n’en fixe ni n’en suggère aucun : vous tapez le vôtre pour chaque élève, et un tarif spécial pour une séance si besoin.
Une absence doit-elle être comptée ? C’est à vous de le décider, selon les conditions convenues avec l’élève ou ses responsables. Choisissez Absence comptée pour la compter, Annulée sinon.
Des séances ont été payées d’avance. Notez le paiement à sa date dans la feuille Paiements. Le solde devient négatif (Payé d’avance) et diminue à chaque séance comptée.
Je donne des cours à un petit groupe. Notez une ligne de séance pour chaque élève venu, avec le tarif de chaque élève : les soldes restent justes pour chaque élève.
Mon année scolaire commence en janvier, en février ou en mars. Tapez ce premier jour dans Réglages : la feuille Mois commence à ce mois-là. Pour suivre une année civile, tapez le 1er janvier.
Ce classeur remplace-t-il une facture ou une comptabilité ? Non. Il vous aide à suivre vos séances et vos paiements. Les règles de déclaration des revenus tirés des cours dépendent du pays : renseignez-vous auprès de l’administration ou d’un professionnel qualifié de votre pays.
Le classeur envoie-t-il les rappels ? Non. Vous copiez le message de la feuille Messages dans la messagerie de votre choix, et vous l’adaptez à votre façon d’écrire.
Excel ? Google Sheets ? Mac ? Le classeur a été testé dans LibreOffice Calc, qui est gratuit. Il est prévu pour Excel 2016 ou plus récent (Windows et Mac) et pour Google Sheets (Fichier > Importer ; la protection des cellules peut disparaître, fiez-vous alors aux couleurs). Numbers n’est pas prévu. Sur téléphone, le PDF se lit ; le classeur n’est pas conçu pour un petit écran.
Existe-t-il dans d’autres langues ? Oui : anglais, espagnol, allemand, néerlandais, portugais du Brésil, italien, turc, russe, arabe et chinois. Chaque achat comprend une langue.
Puis-je le partager ? La licence est personnelle : vous imprimez les pages autant que nécessaire pour vos propres cours, sans revente ni diffusion.
Important
Ce classeur et ce carnet sont des outils d’organisation personnelle. Ils ne constituent ni un conseil fiscal, juridique ou financier, ni une facture, ni une comptabilité. Les calculs reposent uniquement sur ce que vous saisissez. Les règles de déclaration des revenus tirés des cours dépendent du pays et de votre situation : renseignez-vous auprès de l’administration ou d’un professionnel qualifié de votre pays.