Занятия в тетради, оплаты в переписке, остатки в голове: теперь всё собрано в одной таблице. Вы записываете занятие и оплату, а таблица показывает состояние расчётов по каждому ученику: Всё оплачено, К оплате или Оплачено вперёд.
Ученики, занятия и остатки к оплате в общей таблице
- Сразу видно, как обстоят дела с расчётами: лист «Расчёты» считает начисленное, оплаченное и остаток к оплате, с учётом остатка на начало, если вы начинаете вести учёт в середине года.
- Занятия засчитываются по вашим собственным условиям: статусы Запланировано, Проведено, Отменено, Пропуск засчитан и Перенесено. В сумму к оплате входят только Проведено и Пропуск засчитан; засчитывать ли пропуск, решаете вы.
- Неделя перед глазами: Типовая неделя на 14 временных интервалов и 7 дней, а также журнал занятий с датами.
- Прогресс описывается словами, без оценок: по каждому ученику и дате — тема, уровень из четырёх слов (Знакомство, В работе, Почти освоено, Освоено), комментарий и следующий шаг. Фильтр оставляет строки только по выбранному ученику.
- Месяцы и год считаются сами: занятия, часы, начисленные и полученные суммы за 12 месяцев с первого дня вашего учебного года, с диаграммой «начислено / получено»; итоги года по ученикам и по предметам.
- Шесть вежливых шаблонов сообщений, которые можно скопировать в любой мессенджер: подтвердить занятие, напомнить о занятии, предложить перенос, сообщить об остатке к оплате, подтвердить полученную оплату, рассказать о занятиях. Сообщение об остатке к оплате просто предлагает обсудить вопрос.
- Ваша валюта и ваши предметы: любая валюта и десять примеров предметов, которые вы замените своими (чтение, иностранный язык, фортепиано, плавание, шахматы…). Таблица не предлагает никакой стоимости занятия: вы вписываете свою.
- Формулы писать не нужно: вы вводите данные в жёлтые ячейки и выбираете значения из списков; расчёты в белых ячейках защищены без пароля. Красное предупреждение сообщает, что имя не найдено, нет даты или имя повторяется.
Блокнот для занятий без экрана
PDF-блокнот повторяет порядок таблицы: карточка ученика, список учеников, типовая неделя, расписание месяца, карточка занятия (по две на странице), журнал занятий, журнал оплат, контроль расчётов, таблица прогресса, итоги периода, сообщение для родителей, итоги по месяцам, итоги года и заметки. Печатайте карточки столько раз, сколько нужно, можно в чёрно-белом виде.
Что вы получаете
- 4 файла: таблица (.xlsx) и блокнот в формате PDF A4, PDF US Letter и PDF для планшета (вертикально 3:4, оглавление со ссылками, вкладки, возврат к оглавлению на каждой странице).
- Таблица, 11 листов: Начните здесь, Настройки, Ученики, Типовая неделя, Занятия, Оплаты, Расчёты, Прогресс, Месяцы, Год, Сообщения. В одном файле — до 40 учеников, 800 занятий, 400 оплат и 400 заметок о прогрессе; отдельный файл на каждый учебный год.
- Блокнот, 17 страниц: обложка, инструкция, оглавление и 14 страниц содержания в шести частях (Ученики, Расписание, Занятия, Оплаты, Прогресс, Итоги). Год нигде не напечатан.
- Без макросов, без внешних ссылок, без подписки. Проверена в LibreOffice Calc; рассчитана на Excel 2016 или новее и Google Sheets (через импорт).
- Валюта по умолчанию RUB, в Настройках можно выбрать другую (KZT, BYN или любая другая). Валюта в файле единая, без пересчёта курсов.
Сведения об учениках остаются у вас
Файл остаётся на вашем устройстве: мы ничего не получаем. Достаточно имени или прозвища, без адреса, даты рождения, фотографии и сведений о здоровье. Если речь идёт о несовершеннолетних, карточка ученика и лист «Ученики» напоминают сначала получить согласие родителей.
Для кого
Для всех, кто даёт частные уроки дома, с выездом или онлайн: школьные предметы, помощь с домашними заданиями, языки, музыка, спорт, рисование, шахматы, подготовка к экзаменам. До 40 учеников любого возраста, с оплатой наличными, переводом, картой или через мобильный платёж. Достаточно уметь ввести число и выбрать значение из списка.
Для кого не подходит
Не подходит для школы или центра, где преподают несколько человек: таблица ведёт учёт занятий одного человека. Не подходит тем, кому нужна программа для бухгалтерии или отчётности: таблица этого не делает. Не подходит тем, кому нужны автоматические напоминания или связь с календарём или платёжным счётом: таблица ничего не отправляет. Не рассчитана на более чем 40 учеников в одном файле или на несколько валют сразу.
Частые вопросы
Есть бесплатные шаблоны. Зачем этот? Если вам хватает бесплатного шаблона, пользуйтесь им. Этот объединяет занятия, оплаты, остатки, прогресс и сообщения в одном файле, на вашем языке и в вашей валюте, и к нему прилагается блокнот для печати.
Какую стоимость занятия выбрать? Таблица не устанавливает и не подсказывает стоимость: вы вписываете свою для каждого ученика, а при необходимости — особую цену для отдельного занятия.
Нужно ли засчитывать пропуск? Это решаете вы, по условиям, согласованным с учениками или с родителями. Выберите Пропуск засчитан, чтобы засчитать, или Отменено, если нет.
Занятия оплачены вперёд. Запишите оплату с датой на листе «Оплаты». Остаток станет отрицательным (Оплачено вперёд) и будет уменьшаться с каждым засчитанным занятием.
Я занимаюсь с небольшой группой. Запишите отдельную строку занятия для каждого присутствующего, со своей стоимостью: так остаток по каждому ученику останется точным.
Мой учебный год начинается в январе, феврале или марте. Введите этот первый день на листе «Настройки»: лист «Месяцы» начнётся с этого месяца. Чтобы вести учёт по календарному году, введите 1 января.
Заменяет ли эта таблица счёт или бухгалтерский учёт? Нет. Она помогает вести учёт занятий и оплат. Правила декларирования доходов от занятий зависят от страны: уточните их в государственных органах или у квалифицированного специалиста вашей страны.
Рассылает ли таблица напоминания? Нет. Вы копируете текст с листа «Сообщения» в любой мессенджер и подстраиваете текст под свою манеру письма.
Excel? Google Sheets? Mac? Рассчитана на Excel 2016 или новее (Windows и Mac), Google Sheets (Файл > Импортировать; защита ячеек может пропасть, тогда ориентируйтесь на цвета) и бесплатный LibreOffice Calc, в котором таблица проверена. Numbers не предусмотрен. На телефоне PDF можно читать; таблица не рассчитана на маленький экран.
Есть ли версии на других языках? Да: французский, английский, испанский, немецкий, нидерландский, бразильский португальский, итальянский, турецкий, арабский и китайский. Каждая покупка — версия на одном языке.
Можно ли поделиться файлом? Лицензия личная: печатайте страницы сколько нужно для своих занятий, но не перепродавайте и не распространяйте их.
Важно
Эта таблица и этот блокнот — инструменты для личной организации. Они не являются налоговой, юридической или финансовой консультацией, не заменяют счёт и бухгалтерский учёт. Расчёты основаны только на том, что вы вводите. Правила декларирования доходов от занятий зависят от страны и вашей ситуации: уточните их в государственных органах или у квалифицированного специалиста вашей страны.