Lessen in een schriftje, betalingen in een chatgesprek, openstaande bedragen in je hoofd: alles komt samen in één werkmap. Je noteert een les en een betaling; de werkmap toont per leerling de stand: In orde, Nog te betalen of Vooruitbetaald.
Eén werkmap voor je leerlingen, je lessen en wat nog openstaat
- In één oogopslag zien waar elke leerling staat: het blad Saldi berekent het lesgeld, het betaalde en het saldo, met een overgedragen saldo als je halverwege het jaar begint.
- Lessen geteld volgens je eigen afspraken: statussen Gepland, Gegeven, Geannuleerd, Getelde afwezigheid en Verplaatst. Alleen Gegeven en Getelde afwezigheid tellen mee in het lesgeld; jij bepaalt of een afwezigheid meetelt.
- Je week in beeld: een Standaardweek met 14 tijdvakken op 7 dagen, en een gedateerd lesregister.
- Voortgang beschreven, nooit beoordeeld met een cijfer: per leerling en per datum het geoefende onderdeel, een niveau in vier woorden (Verkend, Bezig, Bijna beheerst, Beheerst), een opmerking en de volgende stap. Met het filter zie je de rijen van één leerling.
- Maanden en jaar voor je berekend: lessen, uren, lesgeld en ontvangen bedragen, over 12 maanden vanaf de eerste dag van je schooljaar, met een grafiek lesgeld / ontvangen; jaarterugblik per leerling en per activiteit.
- Zes vriendelijke berichtsjablonen om te kopiëren naar de berichtenapp van je keuze: een les bevestigen, herinneren aan een les, een nieuwe datum voorstellen, een saldo doorgeven, een ontvangen betaling bevestigen, nieuws delen. Het bericht over het saldo stelt gewoon voor om erover te praten.
- Je eigen valuta en activiteiten: vrije valuta, tien voorbeeldactiviteiten die je vervangt door je eigen (begrijpend lezen, Engels, piano, zwemmen, schaken…). De werkmap stelt geen tarief voor: je vult je eigen tarief in.
- Geen formules schrijven: je typt in de gele cellen en kiest uit lijsten; de berekeningen, in het wit, zijn beveiligd zonder wachtwoord. Een rode melding wijst op een leerling die niet gevonden wordt, een ontbrekende datum of een dubbele weergavenaam.
Een boekje voor lessen zonder scherm
Het PDF-boekje volgt dezelfde volgorde als de werkmap: leerlingkaart, leerlingenlijst, standaardweek, maandplanning, leskaart (twee per pagina), lesregister, betalingsregister, overzicht saldi, voortgangsoverzicht, periodeterugblik, bericht aan ouders of verzorgers, overzicht per maand, jaarterugblik en notities. Print de bladen zo vaak als je wilt, gerust in zwart-wit.
Wat je precies krijgt
- 4 bestanden: de werkmap (.xlsx) en het boekje als PDF in A4, als PDF in US Letter en als tablet-PDF (staand 3:4, klikbare inhoudsopgave, tabbladen, terug naar de inhoud op elke pagina).
- De werkmap, 11 bladen: Begin hier, Instellingen, Leerlingen, Standaardweek, Lessen, Betalingen, Saldi, Voortgang, Maanden, Jaar, Berichten. Eén bestand bevat tot 40 leerlingen, 800 lessen, 400 betalingen en 400 voortgangsnotities; één bestand per schooljaar.
- Het boekje, 17 pagina’s: omslag, handleiding, inhoudsopgave en 14 inhoudspagina’s in zes delen (Leerlingen, Planning, Lessen, Betalingen, Voortgang, Terugblik). Geen jaartal gedrukt.
- Zonder macro’s, zonder externe koppelingen, zonder abonnement. Getest in LibreOffice Calc; bedoeld voor Excel 2016 of nieuwer en Google Sheets (importeren).
- Standaardvaluta EUR, aan te passen in Instellingen (SRD, USD of een andere). Eén valuta per bestand, zonder omrekening.
De gegevens van je leerlingen blijven bij jou
Het bestand blijft op je apparaat: wij ontvangen niets. Een voornaam of bijnaam is genoeg, zonder adres, geboortedatum, foto of gezondheidsinformatie. Is de leerling minderjarig, dan herinneren de leerlingkaart en het blad Leerlingen je eraan om eerst toestemming te vragen aan de ouders of verzorgers.
Voor wie
Voor iedereen die privéles geeft, thuis, bij de leerling of online: bijles, huiswerkbegeleiding, talen, muziek, sport, tekenen, schaken, voorbereiding op een examen. Tot 40 leerlingen, kinderen, jongeren of volwassenen, die contant, per overboeking, met een kaart of mobiel betalen. Je hoeft alleen een getal te kunnen typen en uit een lijst te kunnen kiezen.
Niet voor wie
Niet voor een instituut of bijlesbureau waar meerdere mensen lesgeven: de werkmap is bedoeld voor één persoon die lesgeeft. Niet voor wie een boekhoud- of aangifteprogramma zoekt: dat doet de werkmap niet. Niet voor wie automatisch verstuurde herinneringen wil, of een koppeling met een agenda of betaalrekening: de werkmap verstuurt niets. Niet voor meer dan 40 leerlingen in één bestand of meerdere valuta tegelijk.
Veelgestelde vragen
Er bestaan gratis sjablonen. Waarom deze? Als een gratis sjabloon voor jou volstaat, houd het dan. Deze werkmap brengt lessen, betalingen, saldi, voortgang en berichten samen in één bestand, in je eigen taal en valuta, met een boekje om te printen.
Welk tarief moet ik vragen? De werkmap legt geen tarief vast en stelt er geen voor: je vult je eigen tarief in per leerling, en zo nodig een apart tarief voor één les.
Moet een afwezigheid worden meegeteld? Dat bepaal je zelf, volgens de afspraken met de leerling of de ouders of verzorgers. Kies Getelde afwezigheid om haar mee te tellen, anders Geannuleerd.
Er zijn lessen vooruitbetaald. Noteer de betaling op haar datum in het blad Betalingen. Het saldo wordt negatief (Vooruitbetaald) en daalt met elke getelde les.
Ik geef les aan een kleine groep. Noteer één lesrij per aanwezige leerling, met het tarief van die leerling: zo blijven de saldi voor elke leerling kloppen.
Mijn schooljaar begint in januari, februari of maart. Typ die eerste dag in Instellingen: het blad Maanden begint dan bij die maand. Wil je een kalenderjaar volgen, typ dan 1 januari.
Vervangt deze werkmap een factuur of een boekhouding? Nee. De werkmap helpt je om je lessen en betalingen bij te houden. De regels voor het opgeven van inkomsten uit lessen hangen af van het land: informeer bij de bevoegde overheid of bij een gekwalificeerde professional in je land.
Verstuurt de werkmap de herinneringen? Nee. Je kopieert de tekst uit het blad Berichten naar de berichtenapp van je keuze en past hem aan je eigen schrijfstijl aan.
Excel? Google Sheets? Mac? Bedoeld voor Excel 2016 of nieuwer (Windows en Mac), Google Sheets (Bestand > Importeren; de celbeveiliging kan verdwijnen, let dan op de kleuren) en het gratis LibreOffice Calc, waarin de werkmap is getest. Numbers wordt niet ondersteund. Op een telefoon kun je de PDF lezen; de werkmap is niet bedoeld voor een klein scherm.
Is er een versie in andere talen? Ja: Frans, Engels, Spaans, Duits, Braziliaans Portugees, Italiaans, Turks, Russisch, Arabisch en Chinees. Elke aankoop omvat één taal.
Mag ik het delen? De licentie is persoonlijk: print de pagina’s zo vaak als nodig voor je eigen lessen, maar verkoop of verspreid ze niet.
Belangrijk
Deze werkmap en dit boekje zijn hulpmiddelen voor je persoonlijke organisatie. Ze zijn geen fiscaal, juridisch of financieel advies, geen factuur en geen boekhouding. De berekeningen zijn uitsluitend gebaseerd op wat je invoert. De regels voor het opgeven van inkomsten uit lessen hangen af van het land en van je situatie: informeer bij de bevoegde overheid of bij een gekwalificeerde professional in je land.