Organizador de boda — planificador PDF y hoja de cálculo de presupuesto, sea cual sea su tradición

Presupuesto, invitados, proveedores y 12 meses de preparación, sea cual sea su tradición.

Un planificador de boda para imprimir y una hoja de cálculo que hace las cuentas

• Todo en un solo lugar, en papel y en pantalla: el planificador guarda las listas, las preguntas que hay que hacer y el programa del gran día; la hoja de cálculo hace los totales. Las 55 tareas del cronograma son las mismas en los dos archivos.
• Saber cómo va el dinero: para cada partida, el importe previsto, la cotización elegida, lo pagado, lo que queda por pagar y la diferencia. El panel muestra los 5 próximos vencimientos. La hoja no les dice cuánto gastar: suma lo que ustedes introducen.
• Saber quién viene y qué se sirve: una fila por familia u hogar, con respuesta, mesa y alojamiento. Los menús por tipo (Halal, Vegetariano, Vegano, Sin gluten, Sin lactosa, Menú infantil) se cuentan solos para el catering, y las alergias quedan anotadas para él.
• No olvidar nada: escriban la fecha de la boda y cada una de las 55 tareas, de 12 meses a 1 mes antes, recibe su fecha objetivo. Después, la última semana, la víspera, la bolsa del gran día y quién hace qué.
• Dos familias, una sola organización: Lado A y Lado B se renombran con sus nombres o los de sus familias; una página anota quién participa en el presupuesto; la distribución de mesas puede separar espacios si es su costumbre.
• Papel o tableta: A4 o US Letter, legible en blanco y negro; versión para tableta con índice con enlaces, pestañas y enlaces de cada tradición al cronograma y al presupuesto.
• Cálculos protegidos (sin contraseña): se escribe en las celdas amarillas; los cálculos, en blanco, están bloqueados. En Google Sheets esta protección puede desaparecer: guíense entonces por los colores.

Sus tradiciones, sin jerarquía

12 módulos de una página, para marcar o dejar de lado. Ninguno es obligatorio y ninguno va antes que los demás. Cada uno describe la organización (quién, qué, dónde, cuándo) y nunca las normas, que siguen siendo las de sus familias. Primero en esta edición: Ceremonia civil, Ceremonia religiosa (todas las confesiones), Compromiso y pedida de mano, Fiesta antes de la boda. Después: Boda tradicional y dote, Ceremonia del té, Contrato religioso (katb al-kitab, nikah), Juegos de bienvenida (vykup), Kına gecesi, Negafa y cambios de atuendo, Noche de henna, Recepciones separadas. ¿Celebran dos tradiciones? Marquen las dos.

Lo que reciben exactamente

• 4 archivos: el planificador en PDF A4, en PDF US Letter y en PDF para tableta (vertical 3:4, con enlaces), y la hoja de cálculo (.xlsx).
• El planificador: 43 páginas, es decir, 40 páginas de contenido más la portada, las instrucciones y el índice. Nuestro punto de partida (3 páginas); Cronograma (8 páginas, de 12 meses antes a la víspera); Presupuesto (3 páginas: por partida, anticipos y saldos, quién participa); Invitados (4 páginas: lista, respuestas y menús, distribución de mesas, alojamiento y transporte); Proveedores (4 páginas: comparar tres cotizaciones, ficha de proveedor, preguntas antes de firmar, contactos); El gran día (4 páginas: programa, quién hace qué, bolsa del gran día, contactos); Después de la boda (2 páginas: regalos y agradecimientos, lo que recordamos); Nuestras tradiciones (12 páginas). No hay fechas ni horarios impresos: ustedes los escriben.
• La hoja de cálculo, 10 hojas: Empezar aquí, Configuración, Panel, Presupuesto (31 partidas propuestas y 20 filas libres), Pagos, Invitados (400 filas), Distribución de mesas (hasta 60 mesas), Proveedores, Cronograma (55 tareas), Regalos.
• Sin macros, sin enlaces externos, sin suscripción. Probada en LibreOffice, compatible con Excel 2016+ y Google Sheets.
• Moneda por defecto EUR, que se cambia en Configuración (MXN, ARS, COP, CLP, USD u otra).

Para quién

Para dos personas que se casan dentro de 6 a 18 meses y la organizan por su cuenta, a menudo con sus familias. Para una boda de 50 a 500 invitados, con uno o varios eventos: pedida de mano, fiesta previa, ceremonia, banquete. Para parejas que celebran una tradición, dos o ninguna. Basta con saber escribir un número en una celda.

Para quién no es

No es para profesionales que organizan varias bodas: un archivo corresponde a una boda. No es para enviar invitaciones, crear una web de boda ni usar una aplicación. No es para quien espera la lista de trámites, documentos o plazos de su país, un reparto recomendado del presupuesto o un importe de dote o de mahr.

Preguntas frecuentes

Hay plantillas gratuitas. ¿Por qué esta? Si una plantilla gratuita les basta, quédense con ella. Esta une un planificador y una hoja de cálculo que comparten las mismas tareas, cuenta los menús por tipo, sigue anticipos y saldos, y dedica una página a cada una de 12 tradiciones.

Nuestra tradición no está en la lista. Cada módulo tiene 2 líneas libres, y la página Nuestras tradiciones deja espacio para las suyas.

¿Nos dice qué trámites hacer? No. Les recuerda que se informen en el Registro Civil, el juzgado o el ayuntamiento, o ante la autoridad local competente, y deja campos en blanco para anotar lo que les digan.

¿Propone un importe de dote o de mahr? No. Un campo para lo acordado entre las familias es todo: esa decisión es suya.

No sé hacer fórmulas. No escribirán ninguna: solo escriban en las celdas amarillas. La hoja Empezar aquí lo explica todo en 6 pasos.

¿Google Sheets? ¿Mac? La hoja de cálculo se ha probado en LibreOffice, que es gratuito. Es compatible con Excel 2016+ en Windows y Mac, y con Google Sheets (Archivo > Importar; la protección de las celdas puede desaparecer, guíense entonces por los colores). Numbers no se ha probado.

¿Qué aplicación para la tableta? Cualquier aplicación de anotación de PDF que siga los enlaces internos.

¿Hay que imprimirlo todo? No: solo las páginas útiles, en A4 o US Letter, en blanco y negro si quieren. Algunas páginas están pensadas para imprimirse varias veces.

Nuestra boda es dentro de menos de 12 meses. Empiecen por las tareas más antiguas aún pendientes; las atrasadas aparecen en rojo.

¿Y las bebidas? La columna Bebidas está en Sin alcohol. La opción Con alcohol se añade en Configuración si desean ofrecerla.

¿Hará que nuestra boda cueste menos? No se promete nada. La hoja muestra lo previsto, lo comprometido y lo pagado; las decisiones son suyas.

¿Nuestros datos van a alguna parte? No: sin macros ni enlaces externos. El archivo se queda con ustedes, o en su cuenta de Google si lo importan.

No seguimos ninguna tradición en particular. ¿Nos sirve? Sí: 28 de las 40 páginas sirven para cualquier boda (punto de partida, cronograma, presupuesto, invitados, proveedores, el gran día, después). Los 12 módulos son opcionales.

¿Y con 300 invitados? La hoja de cálculo tiene 400 filas (una por hogar) y hasta 60 mesas. En el planificador, la lista de invitados se imprime tantas veces como haga falta.

Nuestra moneda no es el euro. Escriban la suya en Configuración (MXN, ARS, COP, CLP, USD…): todos los importes se muestran en esa moneda. No se hace ninguna conversión.

¿Existe en otros idiomas? Sí: francés, inglés, alemán, neerlandés, portugués de Brasil, italiano, turco, ruso, árabe y chino. Cada compra incluye un idioma.

¿Podemos compartirlo? La licencia es personal: el archivo sirve para su boda. Pueden imprimirlo tantas veces como quieran y pasárselo a sus allegados para organizar, pero no revenderlo ni difundirlo.

Importante

Este organizador es una herramienta de planificación. No da ningún consejo jurídico, religioso, financiero ni médico. Para los trámites y los documentos de la boda, infórmense en el Registro Civil, el juzgado o el ayuntamiento de su localidad, o ante la autoridad local competente, y, para una ceremonia religiosa, en su lugar de culto. Los importes y los cálculos dependen de lo que ustedes introduzcan: revísenlos antes de pagar.