Las clases en una libreta, los pagos en un chat, los saldos de memoria: todo queda reunido en una misma plantilla. Usted anota una clase y un pago; la plantilla muestra la situación de cada estudiante: Al día, Pendiente de pago o Pagado por adelantado.
Una plantilla para llevar el control de sus estudiantes, sus clases y lo que queda por pagar
- Ver de un vistazo la situación de cada estudiante: la hoja Saldos calcula lo que hay a pagar, lo pagado y el saldo, con un saldo anterior si empieza a mitad de curso.
- Clases computadas según sus propias condiciones: estados Prevista, Realizada, Cancelada, Ausencia computada y Aplazada. Solo Realizada y Ausencia computada suman al importe a pagar; usted decide si una ausencia se computa.
- Su semana a la vista: una Semana tipo de 14 franjas horarias en 7 días, y un registro de clases con fecha.
- Un progreso descrito, nunca calificado: por estudiante y por fecha, el punto trabajado, un nivel en cuatro palabras (Iniciado, En proceso, Casi adquirido, Adquirido), un comentario y el siguiente paso. El filtro muestra las filas de una sola persona.
- Los meses y el año calculados para usted: clases, horas, importes a pagar y recibidos, durante 12 meses desde el primer día de su año escolar, con un gráfico a pagar / recibido; resumen del año por estudiante y por actividad.
- Seis modelos de mensajes corteses para copiar en la aplicación de mensajería que prefiera: confirmar una clase, recordarla, proponer otra fecha, informar de un saldo, confirmar un pago recibido, dar noticias. El mensaje sobre el saldo solo propone hablarlo.
- Su moneda y sus actividades: moneda libre y diez actividades de ejemplo que puede cambiar por las suyas (lectura, inglés, piano, natación, ajedrez…). La plantilla no sugiere ninguna tarifa: usted escribe la suya.
- Ninguna fórmula que escribir: usted escribe en las celdas amarillas y elige en listas desplegables; los cálculos, en blanco, están protegidos sin contraseña. Una alerta roja señala un estudiante fuera de la lista, una fecha que falta o un nombre repetido.
Un cuaderno para las clases sin pantalla
El cuaderno PDF sigue el mismo orden que la plantilla: ficha de estudiante, lista de estudiantes, semana tipo, planificación del mes, ficha de clase (dos por página), registro de clases, registro de pagos, seguimiento de saldos, tabla de progreso, balance del periodo, nota para la familia, resumen de los meses, balance del año y notas. Imprima las fichas tantas veces como necesite, en blanco y negro si lo prefiere.
Lo que recibe exactamente
- 4 archivos: la plantilla (.xlsx) y el cuaderno en PDF A4, en PDF US Letter y en PDF para tableta (vertical 3:4, índice con enlaces, pestañas y vuelta al índice en cada página).
- La plantilla, 11 hojas: Empezar aquí, Ajustes, Estudiantes, Semana tipo, Clases, Pagos, Saldos, Progreso, Meses, Año, Mensajes. Un archivo admite hasta 40 estudiantes, 800 clases, 400 pagos y 400 notas de progreso; un archivo por año escolar.
- El cuaderno, 17 páginas: portada, modo de empleo, índice y 14 páginas de contenido en seis partes (Estudiantes, Planificación, Clases, Pagos, Progreso, Resumen). Sin ningún año impreso.
- Sin macros, sin enlaces externos, sin suscripción. Probada en LibreOffice Calc; prevista para Excel 2016 o posterior y Google Sheets (importación).
- Moneda por defecto EUR, que puede cambiar en Ajustes (MXN, ARS, COP o cualquier otra). Una moneda por archivo, sin conversión.
Los datos de sus estudiantes se quedan con usted
El archivo se queda en su dispositivo: no recibimos nada. Basta con un nombre de pila o un apodo, sin dirección, fecha de nacimiento, foto ni información de salud. Si se trata de una persona menor de edad, la ficha de estudiante y la hoja Estudiantes le recuerdan que pida antes el consentimiento de la familia.
Para quién
Para cualquier persona que da clases particulares, en su casa, a domicilio o a distancia: apoyo escolar, ayuda con los deberes o tareas, idiomas, música, deporte, dibujo, ajedrez, preparación de un examen. Hasta 40 estudiantes, de cualquier edad, que pagan en efectivo, por transferencia, con tarjeta o por pago móvil. Basta con saber escribir un número y elegir en una lista.
Para quién no
No es para una academia donde varias personas dan clase: la plantilla está pensada para una sola persona que da clase. No es para quien busca una herramienta de contabilidad o de declaración: no hace ninguna de las dos cosas. No es para quien quiere recordatorios enviados automáticamente, ni una conexión con una agenda o una cuenta de pago: la plantilla no envía nada. No admite más de 40 estudiantes en un mismo archivo ni varias monedas a la vez.
Preguntas frecuentes
Hay plantillas gratuitas. ¿Por qué esta? Si una plantilla gratuita le basta, quédese con ella. Esta reúne clases, pagos, saldos, progreso y mensajes en un mismo archivo, en su idioma y su moneda, con un cuaderno para imprimir.
¿Qué tarifa debo cobrar? La plantilla no fija ni sugiere ninguna: usted escribe la suya para cada estudiante, y una tarifa especial para una sola clase si hace falta.
¿Hay que computar una ausencia? Lo decide usted, según las condiciones acordadas con la persona que recibe las clases o con su familia. Elija Ausencia computada para computarla y, si no, Cancelada.
Algunas clases se han pagado por adelantado. Anote el pago con su fecha en la hoja Pagos. El saldo pasa a ser negativo (Pagado por adelantado) y disminuye con cada clase computada.
Doy clase a un grupo pequeño. Anote una fila de clase por cada estudiante presente, con su propia tarifa: así los saldos se mantienen correctos para cada estudiante.
Mi año escolar empieza en enero, febrero o marzo. Escriba ese primer día en Ajustes: la hoja Meses empieza en ese mes. Para seguir el año de enero a diciembre, escriba el 1 de enero.
¿Sustituye esta plantilla a una factura o a una contabilidad? No. Le ayuda a llevar el seguimiento de sus clases y sus pagos. Las normas para declarar los ingresos obtenidos por las clases dependen del país: infórmese ante la administración o ante un profesional cualificado de su país.
¿La plantilla envía los recordatorios? No. Usted copia el texto de la hoja Mensajes en la aplicación de mensajería que prefiera y lo adapta a su manera de escribir.
¿Excel? ¿Google Sheets? ¿Mac? Prevista para Excel 2016 o posterior (Windows y Mac), Google Sheets (Archivo > Importar; la protección de las celdas puede desaparecer, guíese entonces por los colores) y LibreOffice Calc, que es gratuito y en el que la plantilla ha sido probada. Numbers no está previsto. En el teléfono, el PDF se puede leer; la plantilla no está pensada para una pantalla pequeña.
¿Existe en otros idiomas? Sí: francés, inglés, alemán, neerlandés, portugués de Brasil, italiano, turco, ruso, árabe y chino. Cada compra incluye un idioma.
¿Puedo compartirla? La licencia es personal: imprima las páginas tantas veces como necesite para sus propias clases, sin reventa ni difusión.
Importante
Esta plantilla y este cuaderno son herramientas de organización personal. No constituyen asesoramiento fiscal, jurídico ni financiero, ni una factura, ni una contabilidad. Los cálculos se basan únicamente en lo que usted introduce. Las normas para declarar los ingresos obtenidos por las clases dependen del país y de su situación: infórmese ante la administración o ante un profesional cualificado de su país.