Spaarkring, kasmoni, susu, daret of tontine: een kring onder bekenden draait op vertrouwen. Dit register helpt de persoon die de kring organiseert om alles duidelijk vast te leggen, zodat iedereen hetzelfde ziet.
Het register van je spaarkring: iedereen ziet hetzelfde
- Wie in welke ronde ontvangt, wie betaald heeft, wat nog op te halen is: duidelijke gegevens om op de bijeenkomst te laten zien, geen losse berichten meer.
- De kalender rekent zichzelf uit: vul de datum van de eerste ronde in en kies Elke week, Elke twee weken of Elke maand. De datum, de ontvangende plek en de pot van elke ronde verschijnen.
- Eén vakje per lid en per ronde, gemarkeerd als Betaald of Te laat. Wat binnen is en wat nog op te halen is in de ronde wordt berekend; een leeg vakje van een ronde die al voorbij is kleurt lichtoranje, om na te kijken.
- Een overzicht per lid, zonder oordeel: ingelegd, te betalen tot vandaag, verschil, genoteerde vertragingen. De woorden zijn ‘te laat’ en ‘nog open’, meer niet.
- De naam van je kring, één keer ingevuld bij Instellingen, staat bovenaan elk tabblad.
- Een boekje voor de bijeenkomsten: de kring op één pagina, de regels die jullie samen afspraken, leden, kalender, rasters voor alle 30 rondes, een rondeblad om bij elke bijeenkomst te printen, kasboek, 5 vriendelijke berichtsjablonen en een terugblik.
- Niets verlaat je computer: een lokaal bestand, zonder macro’s, zonder account, zonder verbinding, zonder abonnement.
Hoe de kring rondgaat
Elke plek legt elke ronde dezelfde inleg in; elke ronde ontvangt een andere plek de pot. Rij 1 van het tabblad Leden ontvangt in ronde 1, rij 2 in ronde 2, enzovoort: de volgorde bepaalt de groep. Een instelling zegt of de ontvangende plek in haar eigen ronde ook inlegt (Ja of Nee). De werkmap telt er niets bij op, geen kosten en geen extra bedrag bij te late betaling: over de hele looptijd van de kring ontvangt elke plek wat ze heeft ingelegd.
Wat je precies krijgt
- 4 bestanden: de werkmap (.xlsx) en het boekje als PDF in A4, als PDF in US Letter en als tablet-PDF (staand, klikbare inhoudsopgave, tabs, terug naar de inhoud op elke pagina).
- De werkmap, 9 tabbladen, voor een kring van 2 tot 30 plekken, dus tot 30 rondes: Begin hier, Instellingen, Leden, Kalender, Betalingen, Overzicht per lid, Kasboek (200 regels), Samenvatting (volgende ronde, totaal overhandigd, te late betalingen), Regels van de kring (10 vragen en het antwoord van de groep).
- In het blad Leden noteert de kolom Vertrek de datum van vertrek en wie de plek overneemt; met de kolom Gekozen ronde ruil je twee rondes zonder namen te verplaatsen. Een gewiste naam laat zijn ronde leeg en de regel kleurt rood: de andere rondes blijven staan.
- Het boekje, 18 pagina’s in A4 en US Letter (25 in de tabletversie, waarin de tabellen over twee pagina’s lopen om ruimte te laten voor een stylus): omslag, uitleg, inhoud; onze kring op één pagina en de regels die we samen afspraken; leden en volgorde, kalender van de rondes; betalingsrasters (rondes 1 tot 15 en 16 tot 30) en een rondeblad; vertragingen, kasboek van ontvangen bedragen (2 pagina’s), veranderingen in de kring; berichtsjablonen; terugblik en notities; veelgestelde vragen. Goed leesbaar in zwart-wit; print alleen de pagina’s die je nodig hebt.
- Zonder macro’s, zonder externe koppelingen. Berekeningen beveiligd zonder wachtwoord: je typt in de gele cellen. Compatibel met Excel 2016+, Google Sheets en LibreOffice.
- Standaardvaluta EUR, aan te passen bij Instellingen (SRD, USD of een andere). Geen datum en geen jaartal gedrukt.
Voor wie
Voor de persoon die een kring van 2 tot 30 plekken onder bekenden organiseert of het boekje bijhoudt: familie, buren, collega’s, vrienden, een buurtvereniging, een gemeenschap met wortels elders. Voor een kring waarin elke plek dezelfde inleg betaalt en elke ronde een andere plek de pot ontvangt, contant of op de manier die de groep kiest. Je hoeft alleen een naam, een datum en een bedrag te typen en uit een lijst te kiezen.
Niet voor wie
Niet voor een groep die geld voorschiet aan leden, die laat betalen om eerder te ontvangen, of die bedragen toevoegt bij te late betaling: de werkmap heeft daar geen cel voor. Niet voor verschillende inleg per plek, meerdere valuta in één bestand of meer dan 30 plekken per bestand. Niet als je automatische herinneringen, een koppeling met een rekening of online betalen verwacht.
Veelgestelde vragen
Een schrift of een groepsapp is genoeg voor ons. Houd het dan zo. De werkmap berekent de kalender, de pot en wat nog op te halen is in elke ronde; het boekje legt de afgesproken regels en elke bijeenkomst op papier vast.
Er bestaan gratis apps. Veel daarvan vragen om een account. Hier heb je een bestand dat bij jou blijft, zonder verbinding, en een boekje om te printen.
Controleert de werkmap de betalingen? Nee. Ze telt wat je noteert, niets meer. Ze maakt met geen enkele rekening verbinding en verplaatst geen geld.
Rekent ze kosten bij te late betaling? Nee. De werkmap telt er geen enkel bedrag bij. Wat de groep bij een te late betaling afspreekt (een herinnering, uitstel, rondes ruilen), noteer je in het tabblad Regels van de kring.
Hoe verander ik de volgorde? Verplaats geen namen: genoteerde betalingen horen bij de regels. Wil je twee rondes ruilen, typ dan het nieuwe rondenummer in de kolom Gekozen ronde van het blad Leden, op beide betrokken regels; de betalingen blijven bij hun persoon. Noteer de ruil ook in het boekje, op de pagina Wijzigingen in de kring, met instemming van de betrokken leden. Vóór de eerste betaling kun je de namen ook in een nieuwe volgorde typen.
Iemand verlaat de kring. Wis de naam niet: een lege regel laat haar ronde zonder ontvanger en wordt rood. Noteer in het blad Leden, in de kolom Vertrek, de datum en de persoon die de plek overneemt, met instemming van de groep. De plek houdt haar ronde en de al genoteerde betalingen.
Onze kring heeft een andere naam. Vul die in bij Instellingen: ze staat bovenaan elk tabblad.
Iemand heeft twee plekken, of twee mensen delen een plek. Twee plekken, twee rijen. Een gedeelde plek is één rij met beide namen; de verdeling noteer je in de kolom Notitie.
Een betaling kwam maar gedeeltelijk binnen. Laat Te laat staan in het raster en noteer het ontvangen deel in het Kasboek; kies Betaald zodra de betaling compleet is.
Meer dan 30 plekken? Gebruik een tweede bestand.
Mag een spaarkring in mijn land? Het boekje zegt daar niets over. Afhankelijk van het land kunnen voor zulke afspraken lokale regels gelden: vraag het een professional bij jou in de buurt.
Excel? Google Sheets? Mac? Compatibel met Excel 2016+ op Windows en Mac, met Google Sheets (Bestand > Importeren; de celbeveiliging kan verdwijnen, volg dan de kleuren) en met LibreOffice, dat gratis is. Numbers is niet uitgeprobeerd.
Waar gaan de namen en contactgegevens naartoe? Nergens heen: geen macro’s, geen externe koppelingen. Deel het bestand alleen met instemming van de groep.
Mag ik pagina’s printen voor de leden? Ja, voor je eigen kring, zo vaak als nodig. Doorverkopen en verspreiden mag niet.
Bestaat het in andere talen? Ja: Frans, Engels, Spaans, Duits, Braziliaans Portugees, Italiaans, Turks, Russisch, Arabisch en Chinees. Elke aankoop bevat één taal.
Een kring draait op vertrouwen
Een spaarkring werkt dankzij het vertrouwen tussen de leden. Dit boekje legt vast wat je erin schrijft: het controleert geen enkele betaling en kan er ook geen innen. Afhankelijk van het land kunnen voor zulke afspraken lokale regels gelden: zoek het uit als je twijfelt.
Belangrijk
Dit boekje is een hulpmiddel om te organiseren. Het is geen financieel, juridisch of fiscaal advies en garandeert geen enkele betaling. Het berekent geen rente en geen kosten: over de hele looptijd van de kring ontvangt elke plek het bedrag dat ze heeft ingelegd. De regels van de kring zijn de regels die de leden samen afspreken, met respect voor de lokale regels van hun land. Ga voor juridische of financiële vragen naar een gekwalificeerde professional in je land.